NIF, NIE, DNI, CIF : Comprendre les numéros d'identification en Espagne
Le guide complet pour comprendre les différences entre NIF, NIE, DNI et CIF en Espagne. Indispensable pour vos démarches administratives et fiscales.
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En Espagne, plusieurs sigles désignent des numéros d’identification indispensables pour les démarches administratives, fiscales et économiques. Chacun a sa fonction et son public : le DNI pour les citoyens espagnols, le NIE pour les étrangers, le NIF pour l’identification fiscale des personnes physiques, et le CIF (aujourd’hui obsolète) pour les entreprises. Ce guide pratique (édition 2025) explique à quoi sert chacun de ces numéros, leur format et les démarches pour les obtenir.
Le DNI : carte d’identité des Espagnols
Le Documento Nacional de Identidad (DNI) est la carte nationale d’identité des citoyens espagnols. Émis par la Direction Générale de la Police(Ministère de l’Intérieur), c’est un document officiel et personnel qui atteste de l’identité, des données personnelles et de la nationalité de son titulaire. Le DNI est la carte nationale d'identité espagnole, équivalente à la carte nationale d'identité française, et il joue un rôle central dans l’identification des citoyens en Espagne. Le DNI a exactement la même taille que la carte nationale d’identité française et comporte un code personnel composé de huit chiffres suivis d’une lettre (par exemple 12345678A), ce code étant constitué de chiffres et de lettres.
Sa possession est obligatoire en Espagne pour tous les citoyens à partir de 14 ans. Le ministère de l’Intérieur confirme que « tous les Espagnols ont droit au DNI ; son obtention est obligatoire pour les plus de 14 ans résidant en Espagne ». Les jeunes Espagnols peuvent même l’obtenir volontairement dès la naissance (inscription au registre civil). Le DNI contient des informations personnelles telles que le prénom, nom, la date de naissance, l'adresse et d'autres données essentielles à l'identification. Il s'agit du document d'identité principal en Espagne. Le DNI permet non seulement l’identification en personne, mais aussi les signatures et authentifications électroniques (DNIe) pour les démarches en ligne.
Le NIE : numéro d’identification des étrangers
Le NIE (Número de Identidad de Extranjero) est le numéro personnel unique et exclusif attribué aux étrangers engagés dans une activité en Espagne. Les consulats d’Espagne expliquent que le NIE est réservé « aux étrangers qui, pour des raisons économiques, professionnelles ou sociales, sont en relation avec l’Espagne ». Concrètement, tout étranger (UE ou non-UE) souhaitant résider, travailler, étudier ou investir en Espagne doit obtenir un NIE. Ce numéro est notamment requis pour acheter ou louer un bien immobilier, signer un contrat de travail, ouvrir un compte bancaire, souscrire à la Sécurité sociale, etc. En bref, sans NIE il est impossible de mener la plupart des démarches administratives et économiques en Espagne.
Le format du NIE ressemble à celui du DNI mais commence par une lettre spéciale. Il comporte 9 caractères : une lettre initiale (X, Y ou Z), suivie de sept chiffres et enfin d’une lettre de contrôle. Par exemple, un NIE pourrait être X1234567B. Ce numéro est valable à vie et reste le même tant que la personne effectue des démarches en Espagne. En pratique, le NIE d’un étranger joue aussi le rôle de son numéro fiscal (NIF) en Espagne. Comme le résume un guide spécialisé, « Le numéro de NIE est utilisé à la fois pour identifier une personne physiquement (NIE) et fiscalement (NIF) ».
Contrairement à un passeport ou à une carte d’identité, le NIE n’est pas un document au sens visuel (il n’a pas de photo) : c’est un numéro qui figure sur les documents officiels (communications administratives, formulaires, actes notariés, etc.) et qui est exigé dans tous les échanges avec les autorités. De fait, un citoyen européen en visite de courte durée (< 3 mois) n’a pas besoin de NIE : sa carte d’identité nationale suffit. Le NIE doit être demandé soit en Espagne (dans un poste de police ou une comisaría d’extranjería) soit auprès du consulat espagnol dans son pays de résidence.
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Le NIF : numéro d’identification fiscale
Le NIF (Número de Identificación Fiscal) est le numéro d’identification fiscale utilisé pour les déclarations d’impôts et les transactions économiques en Espagne auprès de l'Agencia Tributaria. Son fonctionnement dépend du statut de la personne :
- Pour les personnes physiques : le NIF coïncide soit avec le DNI (pour un Espagnol), soit avec le NIE (pour un étranger). Autrement dit, chaque individu a un NIF à 9 caractères : pour un Espagnol, ce sont les 8 chiffres du DNI suivis de la lettre de contrôle ; pour un étranger, c’est le NIE complet (lettre X/Y/Z + 7 chiffres + lettre). Comme le précise La Moncloa, « Pour une personne physique, son numéro [de NIF] coïncide avec le DNI ou le NIE ». Dans les formulaires fiscaux et administratifs, on indique donc ce NIF (habituellement le même numéro que le DNI/NIE déjà possédé). Par exemple, un citoyen français possédant un NIE Y1234567Z utilisera ce même code comme NIF lorsqu’il paie des impôts en Espagne.
- Pour les entreprises et personnes morales : chaque société (SA, SL, association, etc.) reçoit un NIF spécifique lors de son immatriculation. Il s’agit de l’ancien CIF (Código de Identificación Fiscal) modernisé. Le NIF d’entreprise est formé d’une lettre (indiquant le type de société) suivie de sept chiffres et d’un caractère de contrôle (lettre ou chiffre). Par exemple, une société à responsabilité limitée (S.L.) typique porte un NIF comme B12345678, où “B” désigne le type (S.L.). Bien que le terme « CIF » ne soit plus officiel depuis 2008, il est encore couramment employé pour désigner ce numéro fiscal d’entreprise.
En résumé, le NIF est un numéro fiscal universel : pour les particuliers, c’est simplement leur DNI ou NIE ; pour les entreprises, c’est l’ancien CIF qui a la même structure (lettre + 7 chiffres + 1 contrôle). Il sert à toutes les opérations d’ordre fiscal (déclarations de TVA, d’impôt sur les sociétés, etc.) et contractuel, et figure sur les factures, contrats, salaires, etc.
Le CIF : code d’identification des entreprises (ancien)
Le CIF (Código de Identificación Fiscal) était le numéro fiscal attribué aux sociétés et autres entités juridiques espagnoles. Jusqu’en 2008, chaque entreprise possédait un CIF propre, de format identique au NIF des sociétés (une lettre + sept chiffres + contrôle). Par exemple, un CIF pouvait être A12345678 (où la lettre “A” désignait une société anonyme). Ce code servait à toutes les opérations commerciales et administratives de la société.
En 2008, la distinction entre CIF et NIF a été supprimée par la nouvelle législation espagnole : le décret royal 1065/2007 a abrogé le CIF, qui a été fusionné au régime général du NIF. Depuis cette réforme, on parle simplement de NIF pour les personnes morales. L’identification d’une société se fait désormais avec ce NIF-« CIF » selon la même logique de lettre + chiffres. Cependant, l’appellation « CIF » reste très répandue dans le langage courant. On retiendra donc que le CIF n’existe plus officiellement (depuis 2008), mais que le NIF d’entreprise hérite de sa structure.
Bon à savoir
Tableau récapitulatif
| Numéro | Concerne | Format | Exemple |
|---|---|---|---|
| DNI | Citoyens espagnols (≥ 14 ans) | 8 chiffres + 1 lettre | 12345678A |
| NIE | Étrangers (résidence, emploi, achat immobilier…) | 1 lettre (X/Y/Z) + 7 chiffres + 1 lettre | X1234567B |
| NIF (individu) | Personnes physiques (Espagnols = DNI / Étrangers = NIE) | Idem DNI ou NIE | 12345678A ou X1234567B |
| NIF (société) | Sociétés et entités juridiques | 1 lettre + 7 chiffres + 1 lettre/chiffre | B12345678 |
| CIF (ancien) | Sociétés (jusqu’en 2008) | 1 lettre + 7 chiffres + 1 lettre/chiffre | B12345678 |
Ce tableau synthétique permet de visualiser rapidement les informations essentielles et des exemples concrets pour chaque type de numéro. Par exemple, pour un Espagnol le DNI et le NIF-individu seront le même numéro (8 chiffres + lettre), tandis qu’un étranger aura un NIE commençant par X, Y ou Z, qui sert aussi de NIF. Pour les entreprises, le NIF-« CIF » commence par une lettre identifiant le type (A, B, etc.) suivie de 8 caractères.
Questions fréquentes sur les numéros d’identité en Espagne
Que faire si un formulaire en Espagne demande un DNI et que je n’en ai pas ?
Si vous êtes étranger, indiquez votre NIE, car c’est votre identifiant principal en Espagne. Pour les Espagnols résidant à l’étranger sans DNI, le consulat invite à obtenir un NIF L via leur poste consulaire. Dans certains cas (renouvellement en cours), on peut inscrire "EN TRÁMITE" dans le champ DNI/NIE, en attendant la délivrance effective. Selon la situation, les procédures à suivre pour obtenir ou utiliser ces documents d'identification peuvent varier.
Un étranger peut-il obtenir un DNI espagnol ?
Non. Le DNI est réservé aux ressortissants espagnols et constitue leur principal document d'identité. Selon les services consulaires, le NIE est « réservé exclusivement aux ressortissants non espagnols ». Autrement dit, un étranger n’a pas de DNI tant qu’il n’a pas la nationalité espagnole. S’il se naturalise Espagnol, il devra alors demander un DNI (et utilisera ce nouveau numéro comme NIF).
Quelle est la différence entre NIE et NIF ?
Ce sont des concepts voisins. Le NIE est le numéro d’identification personnel attribué aux étrangers, alors que le NIF est l’identification fiscale utilisée pour tout le monde. En pratique, pour un étranger, son NIE fait aussi office de NIF. Le NIF est un terme général (valable pour individus ou entreprises) alors que le NIE s’applique uniquement aux étrangers. Le NIE n'est pas un document d'identité en soi, mais un numéro d'identification nécessaire pour de nombreuses démarches administratives.
Qu’est-ce que le NIF d’entreprise (anciennement CIF) ?
Les entreprises espagnoles possèdent un NIF spécifique attribué lors de leur création. Historiquement appelé CIF, il a exactement la même structure (9 caractères) et sert à l’identification fiscale de la société. Comme indiqué, depuis 2008 on dit simplement « NIF » des entreprises. Ce numéro est indispensable pour l’identification des sociétés dans toutes les procédures administratives et fiscales.
Que renseigner pour un étranger sans DNI sur un site internet ?
Sur un formulaire en ligne demandant un DNI, un expatrié ou étranger doit généralement entrer son NIE. Si le NIE est « en cours », certains formulaires permettent de taper EN TRÁMITE (« en cours de traitement ») à la place du numéro.
Dans quelles situations a-t-on besoin d’un document d'identité ou d’un numéro d’identification en Espagne ?
Les documents d'identité (comme le DNI pour les Espagnols) et les numéros d’identification (NIE, NIF, NIF entreprise) sont requis dans de nombreuses situations : ouverture d’un compte bancaire, achat ou location d’un bien immobilier, inscription auprès des autorités fiscales, démarches de résidence, ou encore création d’une entreprise. Selon chaque situation, il est important de bien suivre les procédures administratives spécifiques pour présenter le bon document ou numéro d’identification.
Ces réponses aux questions fréquentes illustrent les cas concrets où les différences entre DNI, NIE, NIF et CIF peuvent prêter à confusion. En résumé, le DNI est pour les Espagnols (>=14 ans), le NIE pour les étrangers actifs en Espagne, et le NIF est le numéro fiscal (correspondant au DNI ou NIE d’une personne). Le CIF, lui, n’existe plus officiellement depuis 2008 (remplacé par le NIF entreprise). Comprendre ces distinctions est essentiel pour remplir correctement les documents administratifs et fiscaux en Espagne